Як розпланувати свій час в Notion, використовуючи GTD

Зберіть усі свої справи в одній зручній таблиці, щоб легко їх контролювати.

Що таке GTD

неодноразово публікував статті про методику GTD — Getting Things Done. Її придумав і докладно описав у своїй книзі бізнес‑тренер Девід Аллен. Коротко основні правила цієї системи можна описати так:

  1. Фіксуйте всю інформацію. Записуйте всі ідеї, завдання і справи. Якщо ви щось не можете зробити прямо зараз, зробіть позначку, не покладаючись на пам’ять. Все, що ви записуєте, накопичується у так званій «Папці ” вхідні».
  2. Підтримуйте порядок. По мірі заповнення папки з «Вхідними завданнями» її вміст потрібно організовувати, сортувати справи по категоріях і створювати пояснення і примітки, щоб точно нічого не забути.
  3. Визначайте пріоритети. У кожній задачі повинні бути термін виконання і ступінь важливості, щоб ви знали, що робити в першу чергу, а що може і почекати.
  4. Тримайте все під рукою. У GTD немає місця принципом «запишу потім». Ваші списки завдань та замітки які завжди повинні бути у вас на увазі: на комп’ютері, смартфоні, планшеті і інших пристроях. Таким чином, якщо в голову прийде цікава ідея чи ви згадаєте про якомусь незафиксированном справі, ви зможете відразу це записати. Коли підійде термін виконання якогось завдання, вам прийде нагадування, слава всюдисущим повідомленнями.

Детальніше почитати про GDT ви зможете в нашому керівництві.

Методика хороша своєю універсальністю. Її творець Девід Аллен трохи старомодний: під «Папкою входять завдань» він має на увазі справжню паперову папку. Він навіть електронні листи роздруковував і розкладав по підшивки.

Але з тим же успіхом GTD можна застосовувати і для комп’ютерних файлів і папок, використовуючи цю систему в зв’язці з яким‑небудь сервісом. Наприклад, за допомогою цієї методики можна сортувати листи з Gmail, записувати завдання в «Таблицях Google» або повністю контролювати своє життя з допомогою Evernote. Нарешті, під філософію GTD заточене безліч менеджерів завдань на зразок того ж Wunderlist.

І звичайно, використовувати методику можна в такій чудовій й універсальною програмою, як Notion.

Вона являє собою гібрид «Google Документів», Evernote, Trello і ще десятка різних додатків. Notion вміє практично все, що потрібно для роботи. Замітки, таблиці, бази знань, списки справ, канбан‑дошки, документи — у програмі є все. Гріх не скористатися їй для організації ваших справ в стилі GTD.

І Марія Алдрей, бізнес‑консультант, допомагає керівникам підприємств організовувати їх роботу, створила власну систему для Notion, засновану на GTD. Цими напрацюваннями вона поділилася в своєму блозі.

yak rozplanuvati sv y chas v notion vikoristovuyuchi gtd 1 - Як розпланувати свій час в Notion, використовуючи GTD
Марія Алдрей
Спеціаліст по цифровому маркетингу і бізнес-консультант.

Як використовувати GTD у Notion

Я не дуже добре організована. Тому, коли я дізналася про GTD Девіда Аллена, моє життя буквально змінилася. Тепер це для мене свого роду релігія. Поступово я вибудувала свою систему, яка дозволяє мені все встигати, працюючи в звичному мені темпі.

Я керуюся практикою, яку називаю «Щотижневе планування». Щонеділі (або понеділок) виділяю годину, щоб розпланувати майбутню тиждень. Ця звичка допомагає мені вирішувати складні завдання, розбиваючи їх на більш дрібні і здійснимі. Тому я більше встигаю, менше утомляясь, і легше зосереджуюсь на роботі.

Для мене Notion — щось на зразок гри. На те, щоб налаштувати систему, йде час. Але, коли вона готова, виконання завдань стає цікавим, простим і швидким.

Як розпланувати свій час в Notion, використовуючи GTD

Щотижня я натискаю на кнопку в Notion, і переді мною з’являється готова чистий таблиця. Тут лежить порожній шаблон, який ви можете забрати собі і використовувати.

Ось поетапний процес, який я використовую для планированиях своїх завдань з допомогою Notion.

1. Зберіть ваші ідеї

Витратьте хвилин 10, щоб перерахувати і записати в цей стовпець всі ваші ідеї. Вони перетворяться на завдання, які ви повинні будете виконати на майбутньому тижні.

  1. Перерахуйте всі ваші проекти, які ще не завершені.
  2. Перевірте ваші завдання за попередні три місяці, щоб знайти серед них невиконані.
  3. Зазирніть у ваш календар: може бути, там теж щось заплановано.
  4. Перевірте свій паперовий блокнот, якщо такий є. Можливо, там теж є якісь ідеї, які потрібно перенести в Notion.
  5. Згадайте, чи є ще які‑небудь завдання, які ви повинні зробити, або люди, з якими потрібно попрацювати.

Зберіть всі ці ідеї разом і запиши їх у першому стовпці. Це ваш план на наступні сім днів.

2. Призначте відповідні дії

Ідея — це непогано, але без активних дій вона так і залишиться ідеєю. Запитайте себе: «Що я повинен зробити, щоб просунути цю задачу до кінця?»

Наприклад:

  • Продовжити наповнювати сайт контентом → Написати чернетка розділу «Про мене».
  • Створити календар публікації контенту → Намалювати карту пам’яті для посад і призначити дати.
  • Зняти відео для блогу → Написати сценарій ролика.
  • Зустрітися з Крісом → Надіслати електронний лист з датою і місцем зустрічі.

Пам’ятайте, якщо для виконання завдання потрібно зробити більше однієї дії, ви повинні вирішити, чим будете займатися в першу чергу.

3. Встановіть терміновість

Далі ви повинні визначити терміновість кожної задачі. Це необхідно, щоб зосереджуватися на дійсно важливих речах, а не просто робити купу роботи.

Щоб зрозуміти, якими справами займатися перш за все, я сортую свої ідеї за чотирма категоріями:

  • Важливі завдання — справи, які наближають нас до досягнення цілей.
  • Термінові завдання — дії, які вимагають негайної уваги.
  • Не завадило б — в цю категорію відправляються справи, які можуть бути не терміновими і важливими, але їх виконання полегшило б вам життя в наступні сім днів.
  • Може почекати — це ті завдання, які можна перенести на інший тиждень.

4. Визначте рівень концентрації

У всіх нас, як це не сумно визнавати, обмежена кількість уваги, часу й енергії. Кожне завдання забирає певний відсоток цих важливих ресурсів. Тому оцініть заплановану завдання і припишіть їй відповідне число в четвертому стовпці.

Наприклад, написати чернетку для поста в блозі у мене відібрало близько 20% уваги. А лист для Кріса довжиною в три рядки — всього 2%.

5. Призначте пріоритет

Цієї галочкою позначаються завдання, які мають позначку «Важливий» і «Строковий». Тобто їх потрібно зробити, незважаючи ні на що. Це ваш список пріоритетів.

Коли закінчите вибирати такі завдання, підсумуйте відсотки з попереднього стовпця, щоб зрозуміти, скільки ресурсів ви на них затратите. Якщо вийшло більше 90%, значить, ви переоцінили свої сили і відкусили більше, ніж можете прожувати. Перенесіть частина на наступний тиждень, або переутомитесь і нічого не встигнете.

Як розпланувати свій час в Notion, використовуючи GTD

До речі, порада: Notion дозволяє фільтрувати вміст рядків таблиці — так можна вибирати пріоритетні завдання.

6. Заплануйте завдання

Галочка в наступному стовпці показує, запланована завдання у вашому календарі. Вирішіть, коли ви виконаєте, і створіть відповідну подію.

До речі, якщо ви не використовуєте Google Календар» або щось на зразок того, візьміть собі цей шаблон Notion. Туди можна вносити завдання, заплановані на тиждень.

7. Делегуйте завдання

Так, у вас стільки ж годин у добі, скільки і у Бейонсе, але у неї є величезна команда помічників, які роблять за неї брудну роботу, тому вона встигає більше. Тим не менш, якщо у вас теж є хтось, на чиї плечі можна перекласти частину завдань, зробіть це і позначте делеговане завдання галочкою у відповідному стовпчику.

8. Закінчите завдання

Ну тут все просто. Коли ви закінчуєте свій проект або виконуєте завдання, то позначаєте її галочкою в останньому стовпці.

Бонус

Кілька кроків, які допоможуть вам стати ще більш організованим:

  1. Переглядайте свої витрати за минулий тиждень та плануйте бюджет на наступний.
  2. Обдумайте своє меню на тиждень, додавайте продукти в списку покупок.
  3. Своєчасно обробляйте папку «Вхідні» за останні сім днів та рассортировывайте все, що там накопичилося.
  4. Заплануйте хоча б один день на тиждень для занять спортом.

Пам’ятайте, що GTD — досить гнучка система і її можна пристосувати під свої потреби. Не соромтеся коригувати шаблони Notion. Наприклад, мені стовпець «Увага» у Марії здається зайвим. Для мене досить помітки, термінове завдання чи ні. Ви можете легко видалити її стовпці і додавати свої. Так, я створив стовпець з позначками «Робота», «Будинок», «Творчість» і іншими, щоб сортувати завдання по категоріях. Ви ж можете вчинити по‑своєму.

Спробувати Notion →

Завантажити QR-Code
Notion – Notes, Tasks, Wikis
Розробник: Notion Labs, Inc.
Ціна: Безкоштовно
yak rozplanuvati sv y chas v notion vikoristovuyuchi gtd 4 - Як розпланувати свій час в Notion, використовуючи GTD
Завантажити QR-Code
Notion – Notes, projects, docs
Розробник: Notion Labs, Incorporated
Ціна: Безкоштовно

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

code